Mit September starten wir in die zweite Runde der Event-Hochsaison. Doch welche Dinge müssen im Rahmen der Umsetzung eines Events eigentlich beachtet werden? Unsere Profis haben über den Sommer und anlässlich der anstehenden High Season die Köpfe zusammengesteckt und für euch die 5 wichtigsten Tipps auf Basis ihrer Erfahrung ausgearbeitet.
Nicht selten trudeln große Anfragen mit komplexen Technikansprüchen erst wenige Wochen vor dem geplanten Veranstaltungsdatum ein. Um vor allem solche Events ganzheitlich nach Kundenwünschen und ohne Abstriche umsetzen zu können, benötigt es allerdings weitaus länger als wenige Wochen. Hier spielen zum Beispiel Lieferzeiten der benötigten Eventtechnik und personelle Verfügbarkeiten eine große Rolle.
Für Veranstaltungen während der High Season im Mai/Juni bzw. im September ist zusätzlich zu beachten, dass sowohl Locations als auch Dienstleister zum Teil bereits Monate im Voraus an gewünschten Terminen schwerer verfügbar sind. Wir empfehlen daher, auch die sogenannte Low Season für euer Event zu nutzen. Welche Vorteile diese bringt, erfahrt ihr zum Beispiel hier.
Licht-, Audio- und Videotechnik sind häufig DIE Gamechanger für die gelungene Inszenierung einer Veranstaltung. Um den gewünschten Wow-Effekt zu erzielen, benötigt es Eventtechnik und das dementsprechende Zubehör in einer gewissen Qualität. Doch hochwertige Lösungen sind natürlich auch mit einem gewissen Budgeteinsatz verbunden.
Unser Tipp lautet daher, je nach Dimension genug Budget für die Veranstaltungstechnik einzuplanen. Selbstverständlich ist jedes Event dank des Know-hows unseres Teams auch in einem kleineren Rahmen gut und mit Mehrwert umsetzbar – allerdings nur bis zu einer gewissen Grenze. Wer also hier zu viele Abstriche macht, um Kosten einzusparen, büßt im schlimmsten Fall auch an Qualität ein.
© Matthias Auer & Dominik Müller/Die Medienschlawiener
Um ein Event durchführen zu können, müssen nicht nur bestimmte gesetzliche Vorschriften eingehalten werden, sondern auch – je nach Bedarf – unterschiedliche Anmeldungen eingereicht werden. Welche das sind, ist in Österreich je nach Bundesland verschieden.
Bevor Zeit und Kosten in eine aufwändige Planung gesteckt werden, sollte daher rechtlich alles Nötige geklärt werden. Zusätzlich ist zu bedenken, dass auch von eventtechnischer Seite Vorschriften existieren, die einen gewissen Rahmen für Events vorgeben – zum Beispiel Sicherheitsbestimmungen, Sperrzeiten und Lärmschutz.
Für einen reibungslosen Ablauf braucht es auf allen Seiten eine Definition davon, wer wofür zuständig ist. Im besten Fall wird bereits vor Beginn der eigentlichen Eventplanung ein Projektteam festgelegt. So kommt es auch in den finalen Zügen, der stressigen Zeit, nicht zu Verwirrungen und Unstimmigkeiten.
Aus der Erfahrung unserer Technikprofis geht klar hervor, dass eine dezidierte Ansprechperson für die Freigabe von Angeboten sowie eventuellen Adaptionen, zur laufenden Absprache und der Abwicklung während des Events selbst eine entscheidende Rolle spielen, um Kundenwünsche bestmöglich umsetzen zu können. Auch auf Seite unseres Teams freuen sich Klienten über einen Projektmanager, der ihnen von der Erstellung des Angebots bis zur finalen Umsetzung mit Engagement und Know-how zur Seite steht.
© Matthias Auer & Dominik Müller/Die Medienschlawiener
Last but not least: Vertrauen in die ausgewählten Dienstleister zu haben, ist das A und O jedes Events. Wer sich für Profis entscheidet, darf sich auch auf die professionelle Umsetzung verlassen.
Unser Team aus Eventtechnikern und -spezialisten weiß dank jahrelanger Erfahrung und Know-how genau, worauf es ankommt, und gibt stets sein Bestes, um für unsere Kunden unvergessliche Eventerlebnisse zu schaffen.
Seid ihr ebenfalls bereit, eure Eventtechnik in die vertrauensvollen Hände unserer Habegger-Profis zu legen? Dann kontaktiert uns unter +43 2259 2000 oder anfrage@habegger-austria.at für einen gemeinsamen Termin bzw. ein individuelles Angebot für euer gelungenes Event.
